Flowmeisters — Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor offertes en opdrachten van Flowmeisters aan zakelijke opdrachtgevers. We sturen ze mee met iedere offerte. Heb je een vraag over een artikel? Mail ons via hallo@flowmeisters.nl.

Artikel 1 — Begrippen

Flowmeisters: de vennootschap onder firma Flowmeisters, gevestigd aan de Donker Curtiusware 52, 8014 TM Zwolle.
Opdrachtgever: de onderneming of organisatie die met Flowmeisters een overeenkomst sluit.
Overeenkomst: iedere afspraak tussen Flowmeisters en de opdrachtgever over diensten, met de offerte of opdrachtbevestiging en deze voorwaarden.
Diensten: AI-advies en kansenscans, workshops en trainingen, AI-implementatie, AI-agents en maatwerk, webdesign, en onderhoud en support.
Resultaten: wat Flowmeisters voor de opdrachtgever maakt: adviezen, rapporten, configuraties, software, agents, automatiseringen, websites, teksten en ontwerpen.
AI-dienst: een taalmodel of andere AI-toepassing van een derde (bijvoorbeeld ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude) die in of voor de diensten wordt gebruikt.
Schriftelijk: per brief of e-mail.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en overeenkomsten van Flowmeisters met zakelijke opdrachtgevers.
Algemene voorwaarden van de opdrachtgever gelden niet, tenzij Flowmeisters ze schriftelijk aanvaardt.
Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen, en alleen voor die overeenkomst.
Is een bepaling nietig of vernietigd, dan blijven de andere gelden; partijen vervangen haar door een bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Artikel 3 — Offertes en totstandkoming

Een offerte is vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.
De overeenkomst komt tot stand als de opdrachtgever de offerte schriftelijk aanvaardt, of als Flowmeisters met instemming van de opdrachtgever met het werk begint.
Een offerte is gebaseerd op de informatie die de opdrachtgever gaf. Blijkt die onjuist of onvolledig, dan mag Flowmeisters de offerte aanpassen.
Een samengestelde prijsopgave verplicht Flowmeisters niet een deel tegen een deel van de prijs uit te voeren.

Artikel 4 — Uitvoering

Flowmeisters voert de overeenkomst uit naar beste inzicht en vermogen en volgens de eisen van goed vakmanschap. Het is een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk een resultaat is afgesproken.
Flowmeisters mag het werk laten uitvoeren door een of meer vennoten naar eigen keuze, en met instemming van de opdrachtgever door derden.
Termijnen zijn streefdata, geen fatale termijnen. Bij overschrijding stelt de opdrachtgever Flowmeisters eerst schriftelijk in gebreke met een redelijke termijn.
Medewerking van de opdrachtgever. De opdrachtgever zorgt tijdig voor de informatie, toegang, accounts, licenties, testgegevens en contactpersonen die nodig zijn, en staat in voor de juistheid ervan. Vertraging of extra werk door het ontbreken daarvan komt voor zijn rekening.
Toegang tot systemen. Flowmeisters werkt met persoonlijke accounts en de minimaal nodige rechten. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor zijn systemen, back-ups en de keuze wie toegang krijgt. Na afloop trekt de opdrachtgever de toegang in; Flowmeisters levert daarvoor een overzicht.

Artikel 5 — AI-diensten en resultaten van AI

De opdrachtgever begrijpt dat AI-diensten fouten kunnen maken, onvolledige of onjuiste antwoorden kunnen geven en zich kunnen gedragen op manieren die niet volledig te voorspellen zijn. Flowmeisters richt toepassingen zo in dat een mens kan controleren waar dat nodig is, en adviseert daarover.
De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het gebruik van resultaten van AI in zijn organisatie: het controleren van uitvoer voordat die tot besluiten, communicatie naar derden of handelingen leidt, en het naleven van de wet- en regelgeving die op dat gebruik van toepassing is, waaronder de AI-verordening voor zover hij gebruiksverantwoordelijke is.
Flowmeisters garandeert geen bepaalde uitkomst, besparing of nauwkeurigheid van een AI-toepassing, tenzij dat uitdrukkelijk en meetbaar in de overeenkomst staat.
AI-diensten zijn van derden. Wijzigingen, storingen, prijswijzigingen of het stoppen van een AI-dienst vallen niet onder de verantwoordelijkheid van Flowmeisters. Aanpassingen die daardoor nodig zijn, gelden als meerwerk, tenzij ze binnen afgesproken onderhoud vallen.
Licenties en abonnementen op AI-diensten en andere software sluit de opdrachtgever zelf af, op eigen naam en voor eigen rekening, tenzij anders afgesproken. Hij aanvaardt daarbij de voorwaarden van die leveranciers.
Flowmeisters stopt geen persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens van de opdrachtgever in AI-diensten zonder afspraak met de opdrachtgever, en dan alleen in een zakelijke omgeving waarin niet op die gegevens wordt getraind.
Een opdracht die volgens de privacy- en risico-intake verboden is onder de AI-verordening, neemt Flowmeisters niet aan; blijkt dat tijdens de uitvoering, dan mag Flowmeisters de overeenkomst direct beëindigen.

Artikel 6 — Wijzigingen en meerwerk

Wil de opdrachtgever de opdracht wijzigen of uitbreiden, of blijkt meer werk nodig door omstandigheden die Flowmeisters niet kon voorzien, dan bespreken partijen dat vooraf.
Meerwerk wordt vooraf schriftelijk afgesproken en tegen het geldende tarief of een aanvullende offerte gefactureerd. Termijnen schuiven daarbij zo nodig op.

Artikel 7 — Workshops en trainingen

De opdrachtgever kan een workshop schriftelijk annuleren of verplaatsen: tot 14 dagen vooraf kosteloos; 14 tot 7 dagen vooraf 50%; binnen 7 dagen 100% van de prijs. Al gemaakte kosten voor locatie, reizen of materiaal vergoedt de opdrachtgever ook bij kosteloos annuleren.
Een deelnemer mag zonder kosten door een andere deelnemer worden vervangen.
Bij ziekte van de trainer of overmacht mag Flowmeisters een andere trainer inzetten of de workshop verplaatsen; de opdrachtgever kan dan kosteloos annuleren.
Het workshopmateriaal (presentaties, oefeningen, handouts) blijft eigendom van Flowmeisters. De opdrachtgever en de deelnemers mogen het gebruiken binnen de eigen organisatie, niet verspreiden of zelf voor training van anderen gebruiken (artikel 10 lid 4).

Artikel 8 — Prijzen en betaling

Prijzen zijn in euro's en exclusief btw en eventuele reis- en verblijfkosten, tenzij anders vermeld.
Betaling binnen 14 dagen na de factuurdatum, zonder verrekening of opschorting.
Flowmeisters mag een aanbetaling vragen: 50% bij akkoord voor workshops en voor projecten boven € 2.500, de rest bij oplevering of in termijnen volgens de offerte.
Doorlopende diensten (onderhoud, support, abonnementen) worden vooraf per maand of per kwartaal gefactureerd. Flowmeisters mag de tarieven jaarlijks per 1 januari aanpassen aan de CBS-prijsindex, of met een aankondiging van ten minste twee maanden; bij een verhoging boven de index mag de opdrachtgever opzeggen tegen de datum van de verhoging.
Betaalt de opdrachtgever niet op tijd, dan is hij zonder ingebrekestelling in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) verschuldigd, en na een aanmaning de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel.
Bij verzuim mag Flowmeisters het werk opschorten, en toegang of diensten die het levert, na een schriftelijke aankondiging van 7 dagen.
Bezwaar tegen een factuur meldt de opdrachtgever binnen 14 dagen schriftelijk; het schort de betaling van het niet-betwiste deel niet op.

Artikel 9 — Oplevering, acceptatie en nazorg

Waar een oplevering is afgesproken (software, agent, website), test de opdrachtgever het resultaat binnen 10 werkdagen en meldt hij gebreken schriftelijk en gedocumenteerd.
Het resultaat geldt als geaccepteerd als de opdrachtgever binnen die termijn geen gebreken meldt, of als hij het in gebruik neemt voor zijn werk (productie). Kleine gebreken die het gebruik niet wezenlijk belemmeren, houden de acceptatie niet tegen; die worden alsnog hersteld.
Nazorg: gebreken in het werk van Flowmeisters die binnen 30 dagen na acceptatie schriftelijk worden gemeld, herstelt Flowmeisters kosteloos. Daarbuiten valt: een gebrek door wijzigingen van de opdrachtgever of derden, door een andere omgeving of ander gebruik dan afgesproken, en door wijzigingen of storingen van AI-diensten en andere software van derden (artikel 5 lid 4).
Wat daarna nodig is, valt onder een onderhouds- of supportovereenkomst of is meerwerk.

Artikel 10 — Intellectueel eigendom

Maatwerk voor de opdrachtgever (de specifiek voor hem gemaakte configuraties, agents, automatiseringen, software, website, teksten en ontwerpen) wordt na volledige betaling eigendom van de opdrachtgever, voor zover dat kan. Flowmeisters draagt de rechten daarop dan over en werkt mee aan wat daarvoor nodig is.
Flowmeisters behoudt de rechten op wat het al had of algemeen gebruikt: eigen methodes, sjablonen, codebibliotheken, componenten, prompts, werkwijzen en kennis. Waar die in een resultaat zitten, krijgt de opdrachtgever een niet-exclusief, eeuwigdurend gebruiksrecht voor zijn eigen organisatie, dat ook na het einde van de samenwerking blijft gelden.
Open-source en software van derden in een resultaat valt onder de licentie van die derde; Flowmeisters meldt welke het gebruikt.
Workshop- en trainingsmateriaal blijft van Flowmeisters (artikel 7 lid 4).
Flowmeisters mag het resultaat niet aan anderen leveren, maar mag de algemene kennis en ervaring die het opdeed blijven gebruiken.
Rechten op uitvoer van AI zijn niet altijd vast te stellen. Flowmeisters staat er niet voor in dat door AI gegenereerde teksten, beelden of code auteursrechtelijk beschermd zijn of geen rechten van derden schenden, tenzij het die zelf heeft gecontroleerd en dat uitdrukkelijk is afgesproken.
De opdrachtgever staat ervoor in dat materiaal dat hij aanlevert (teksten, logo's, beelden, gegevens) geen rechten van derden schendt, en vrijwaart Flowmeisters daarvoor.
Flowmeisters mag de opdrachtgever alleen met zijn schriftelijke toestemming als klant of case noemen.

Artikel 11 — Persoonsgegevens en beveiliging

Verwerkt Flowmeisters bij de uitvoering persoonsgegevens namens de opdrachtgever, dan sluiten partijen een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Die gaat voor op deze voorwaarden waar het de verwerking betreft.
De opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke en staat ervoor in dat hij de gegevens rechtmatig verwerkt en aan Flowmeisters mag verstrekken.
Flowmeisters neemt passende technische en organisatorische maatregelen: persoonlijke accounts met tweestapsverificatie, minimale rechten, geen gegevens op niet-zakelijke diensten, en voorkeur voor het werken in de omgeving van de opdrachtgever.
Een datalek dat de gegevens van de opdrachtgever raakt, meldt Flowmeisters zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking.

Artikel 12 — Geheimhouding

Partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de overeenkomst. Vertrouwelijk is wat als zodanig is aangeduid of waarvan de vertrouwelijkheid redelijkerwijs blijkt.
Dat geldt niet voor informatie die al openbaar was, die een partij zelf al had, of die zij wettelijk moet verstrekken.
Een aparte geheimhoudingsovereenkomst (NDA) gaat voor op dit artikel.

Artikel 13 — Aansprakelijkheid

Flowmeisters is alleen aansprakelijk voor directe schade door een toerekenbare tekortkoming in de nakoming, nadat de opdrachtgever het schriftelijk en met een redelijke termijn in gebreke heeft gesteld en Flowmeisters ook daarna tekortschiet.
Directe schade is alleen: redelijke kosten om de tekortkoming te laten herstellen of het werk alsnog te laten voldoen, redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen, en redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken.
Niet aansprakelijk is Flowmeisters voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens (de opdrachtgever zorgt voor eigen back-ups), boetes van toezichthouders, en schade door het gebruik van uitvoer van AI zonder menselijke controle (artikel 5 lid 2).
De aansprakelijkheid is per gebeurtenis (een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één) beperkt tot het factuurbedrag van de opdracht waarop de schade betrekking heeft; bij een doorlopende overeenkomst de vergoedingen over de laatste zes maanden vóór de gebeurtenis. Keert de verzekering van Flowmeisters in dat geval uit, dan is de aansprakelijkheid bovendien beperkt tot dat bedrag, vermeerderd met het eigen risico. Keert de verzekeraar om welke reden dan ook niet uit, dan geldt alleen de beperking tot het factuurbedrag.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Flowmeisters of zijn leidinggevenden.
Een vordering vervalt als de opdrachtgever de schade niet binnen 2 maanden na ontdekking schriftelijk meldt, en in ieder geval 12 maanden na de gebeurtenis.
De opdrachtgever vrijwaart Flowmeisters voor aanspraken van derden (waaronder zijn klanten en medewerkers) die voortkomen uit zijn gebruik van de resultaten, tenzij die het gevolg zijn van opzet of bewuste roekeloosheid van Flowmeisters.
Deze beperkingen gelden ook voor de vennoten en voor de derden die Flowmeisters inschakelt.

Artikel 14 — Overmacht

Flowmeisters hoeft een verplichting niet na te komen bij overmacht: een omstandigheid buiten zijn invloed, zoals ziekte van de enige vennoot met de benodigde kennis, storingen van internet, elektriciteit of datacentra, storingen, wijzigingen of het stoppen van clouddiensten en AI-diensten van derden, overheidsmaatregelen en tekortkomingen van leveranciers.
Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden voor het deel dat nog niet is uitgevoerd. Wat al is gedaan, wordt naar verhouding betaald.

Artikel 15 — Duur en beëindiging

Een overeenkomst voor een project eindigt na oplevering en betaling.
Een doorlopende overeenkomst (onderhoud, support, abonnement) geldt voor de afgesproken periode en wordt daarna stilzwijgend verlengd met dezelfde periode, met een maximum van een jaar, tenzij een partij opzegt met een opzegtermijn van 1 maand tegen het einde van de periode.
Elke partij mag de overeenkomst direct schriftelijk ontbinden als de ander failliet gaat, surseance krijgt of zijn onderneming stopt, of als de ander na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn wezenlijk blijft tekortschieten.
Bij beëindiging werkt Flowmeisters mee aan een ordelijke overdracht (gegevens, toegang, documentatie). Werk dat daarvoor nodig is en niet in de overeenkomst zat, is meerwerk.
Wat vóór de beëindiging is gedaan of gefactureerd, wordt niet ongedaan gemaakt en blijft verschuldigd.

Artikel 16 — Overige bepalingen

Partijen nemen tijdens de overeenkomst en 12 maanden daarna geen medewerkers van elkaar in dienst die bij de uitvoering betrokken waren, behalve met toestemming van de ander.
Flowmeisters mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging geldt voor lopende overeenkomsten vanaf 30 dagen na de schriftelijke aankondiging; de opdrachtgever mag dan opzeggen tegen de datum van ingang als hij het er niet mee eens is.

Artikel 17 — Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en de overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.
Geschillen worden eerst in overleg opgelost. Lukt dat niet, dan is de rechtbank Overijssel, locatie Zwolle, bevoegd, tenzij de wet een andere rechter aanwijst.