ChatGPT, Claude en Copilot kunnen allemaal een ingang zijn om met AI te werken. De belangrijkste keuze is alleen niet welke naam op de software staat. Eerst moet duidelijk zijn welk werk medewerkers ermee uitvoeren, welke informatie zij mogen gebruiken en wat er met de uitkomst gebeurt.
- Doel
- Werk sneller, eenvoudiger of consistenter uitvoeren
- Basis
- Duidelijke afspraken over gegevens en gebruik
- Controle
- Een medewerker blijft verantwoordelijk
- Groei
- Klein beginnen en gericht uitbreiden
Veiligheid is meer dan een instelling
Technische beveiliging is belangrijk, maar vormt slechts één onderdeel. Medewerkers moeten ook weten welke informatie zij wel en niet mogen invoeren, hoe zij een antwoord controleren en wanneer AI niet geschikt is voor een taak.
Los gebruik of een ingerichte werkomgeving
Iedereen regelt het zelf
Medewerkers kiezen eigen tools en werkwijzen. Daardoor is moeilijk te zien welke gegevens worden gebruikt, welke instructies betrouwbaar zijn en hoe resultaten worden gecontroleerd.
Gezamenlijke afspraken
De organisatie kiest toegestane toepassingen, legt grenzen vast en geeft medewerkers voorbeelden die passen bij hun dagelijkse werk.
Een praktische basis
- 3
- soorten afsprakenGebruik, gegevens en controle vormen samen de basis.
- 1
- duidelijke eigenaarIemand houdt overzicht over toegang, richtlijnen en verbeteringen.
- 0
- gevoelige gegevens zonder toestemmingBij twijfel wordt informatie niet ingevoerd voordat de regels duidelijk zijn.
Zo richt je het beheerst in
Bepaal toegestane toepassingen
Beschrijf voor welke werkzaamheden medewerkers AI mogen gebruiken en welke toepassingen buiten de eerste fase vallen.
Classificeer de informatie
Maak duidelijk welke openbare, interne, persoonlijke of vertrouwelijke gegevens in welke omgeving gebruikt mogen worden.
Richt accounts en toegang in
Gebruik een beheerde omgeving en geef alleen toegang die past bij de rol en werkzaamheden van de medewerker.
Geef praktische werkinstructies
Laat met herkenbare voorbeelden zien hoe medewerkers een opdracht formuleren, bronnen controleren en resultaten beoordelen.
Evalueer het echte gebruik
Bespreek waar medewerkers tegenaan lopen en verbeter de inrichting op basis van praktijkervaring.
De tool volgt uit de situatie
Sommige organisaties hebben vooral behoefte aan een veilige omgeving waarin medewerkers leren werken met generatieve AI. Andere organisaties willen AI koppelen aan interne documenten, bestaande systemen of geautomatiseerde processen.
De juiste inrichting hangt daarom af van de werkzaamheden, de beschikbare systemen en het gewenste niveau van controle.